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Kontakte

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In der Komponente Kontakte erstellen und verwalten Sie Ihre gesamte interne und externe Korrespondenz.

Im linken Teil der Abbildung (Screenshot) sehen Sie eine Auswahlliste aller Kontakte. Kontakte können Briefe, Notizen oder E-Mails sowie fremde Dateien und Dokumente sein. Rechts finden Sie die Detailinformationen zu dem jeweils ausgewählten Datensatz.

Auf den verdeckten Karteikarten finden Sie weitere Kontaktdetails. Hier legen Sie bspw. Wiedervorlagen für sich oder Ihre Mitarbeiter an oder sehen sich alle Ansprechpartner mit Ihren Rollenverteilungen an. Dabei stehen u. a. die Rollen "An" für den oder die Empfänger des Kontaktes, "von" für den Absender und "Teilnehmer" für Mitwirkende bei Besprechungen zur Verfügung.

Um einen neuen Kontakt anzulegen, gehen Sie über das Menü Datei in den ersten Menüpunkt oder benutzen die Einfg-Taste Ihrer Tastatur. Sie wählen daraufhin die gewünschte Kontaktart aus (z. B. Brief oder Telefonnotiz) und ordnen dem Kontakt einen Empfänger zu (z. B. der Firma, der Sie schreiben möchten).

Um ein Dokument zu erstellen, betätigen Sie die Erstellen-Schaltfläche unten im Fensteraufbau. Die Agency öffnet automatisch MS Word und erstellt das gewünschte Dokument. In der Vorlage sind bereits alle wichtigen Daten (z. B. Adressdaten, Anrede, Datum) enthalten. Der Kontakt wird beim Erstellen von der Agency gespeichert.

Mit Hilfe vielfältiger Such- und Filterfunktionen haben Sie auf der Karteikarte Suchen die Möglichkeit, Kontakte schnell und einfach wiederzufinden. So können Sie sich z. B. alle Kontakte zu einer Firma aufrufen lassen, indem Sie die Kurzbezeichnung der Firma als Suchkriterium angeben und sich die dazugehörigen Kontakte links anzeigen lassen.

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